La secrétaire externe:
- accueille les visiteurs,
- reçoit les appels,
- prend les rendez-vous,
- organise l’agenda de son client,
- rédige des courriers,
- classe les dossiers.
Elle doit également :
- être disponible,
- être réactive,
- être en veille sur l’évolution des outils informatiques,
- avoir le sens du relationnel,
- maîtriser la langue française.
La secrétaire externe doit être polyvalente, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Et ainsi :
- connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet,
- savoir prendre des notes,
- être capable de rédiger,
- savoir hiérarchiser et classer des documents,
- savoir communiquer rapidement et efficacement,
- maîtriser l’anglais dans un environnement international.
Organisée et méthodique, la secrétaire externe sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence font d’elle une prestataire particulièrement recherchée.
